Var börjar man automatisera? Tre uppgifter som nästan alltid lönar sig
De flesta företag sitter på samma tidstjuvar. Här är var en automatisering brukar ge mest – och hur ni räknar hem den.
Sådant som måste göras men som ingen blir gladare av att göra finns i varje verksamhet – oavsett bransch. Det är precis där tiden läcker, och precis där ett system gör störst skillnad. Tre sorters uppgifter brukar löna sig först.
1. Det som upprepas med tydliga regler
Datainmatning, överföring mellan system och återkommande sammanställningar. Om en uppgift följer samma mönster varje gång och sällan kräver en bedömning är den en självklar kandidat – den kan skötas automatiskt och rätt, varje gång.
2. Det som måste bevakas
Påminnelser, förfallodatum och inkommande mejl eller formulär som ska sorteras och hamna rätt. Bevakning är tröttsamt för människor och enkelt för ett system – och det som glöms bort kostar oftast mest.
3. Det som skapar utkast
Offerter, svar och underlag som nästan alltid ser likadana ut kan genereras som förslag. Personalen behåller sista ordet men slipper börja från ett tomt ark – och spar tid på varje ärende.
Räkna på tiden, inte tekniken
Det avgörande är inte hur avancerad lösningen är, utan hur många timmar i veckan den frigör. Multiplicera tiden en uppgift tar med hur ofta den görs – summan blir ofta större än man tror. Börja med det som ger mest och bygg ut därifrån.